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Grundsätzlich gilt, dass jeder E-Mail-Anbieter eigene Methoden zur Erkennung von Spam anwendet. Eine verbindliche Aussage, warum ein Mailserver eine eingehende E-Mail als Spam klassifiziert, kann deshalb nur der Betreiber des empfangenden Mailservers treffen. Dennoch gibt es einige Punkte, die Sie als Absender:in einer E-Mail berücksichtigen können, um die Zustellrate zu verbessern.
Das Sender Policy Framework (SPF) ist ein Verfahren um festzulegen, welche IP-Adressen zum Versand von E-Mails einer bestimmten Absender-Domain autorisiert sind. Eine fehlende oder fehlgeschlagene SPF-Autorisierung führt bei vielen E-Mail-Anbietern zu einer negativen Berwertung.
Für alle über uns registrierten Domains wird automatisch ein passender SPF-Eintrag erstellt, der unsere Mail-Server autorisiert. Im FAQ-Artikel "Wie lautet der SPF-Eintrag für die Variomedia-Mailserver?" ist genau beschrieben, wie Sie einen SPF-Eintrag erstellen können und was es dabei zu beachten gilt.
Die Bedeutung von SPF ist jedoch zunehmend Rückläufig, da es mit DKIM ein verbessertes Verfahren gibt, das höher gewichtet wird.
DKIM (Domain Keys Identified Mail) ist ein Verfahren zur Prüfung der Authentizität von E-Mails. Es basiert auf digitalen Signaturen, die von ausgehenden Mail-Servern erstellt und von eingehenden Mail-Servern geprüft werden können. Die meisten E-Mail-Anbieter bewerten es negativ, wenn eine E-Mail keine oder eine ungültige DKIM-Signatur hat.
Unsere SMTP-Postausgangsserver erstellen automatisch DKIM-Signaturen für ausgehende E-Mails, die DNS-Einträge zur Validierung der Signaturen werden bei allen über uns registrierten Domains automatisch erstellt. Weitere Informationen zu DKIM erhalten Sie im FAQ-Artikel "Wie kann ich DKIM zur Authentifizierung von ausgehenden E-Mails nutzen?".
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ergänzt SPF und DKIM um einen verbesserten Schutz der Absenderadresse. Weiterhin kann mittels DMARC genauer festgelegt werden, was mit E-Mails geschehen soll, die nicht per SPF oder DKIM authentifiziert wurden.
Eine DMARC-Richtlinie verbessert in vielen Fällen die Zustellrate von E-Mails. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im FAQ-Artikel "Wie erstelle ich eine DMARC-Richtlinie?".
Die meisten bekannten E-Mail-Anbieter ermitteln eine Reputation der Domains von Absenderadressen. Diese Reputation wird im Regelfall anhand von SPF oder idealerweise DKIM abgeglichen, damit sie nicht durch E-Mails mit gefälschten Absenderadressen manipuliert werden kann. E-Mails von Domains mit schlechter Reputation werden mit höherer Wahrscheinlichkeit als Spam eingestuft und abgelehnt oder in den Spam-Ordner zugestellt. Die Domain-Reputation ersetzt zunehmend die zuvor häufig genutzte IP-Reputation von Mail-Servern, da sie weniger anfällig für Manipulationen und Fehlklassifizierungen ist.
Frisch registrierte Domains können von einigen E-Mail-Anbietern als verdächtig eingestuft werden, ähnliches gilt für Domains, deren Reputation mangels ausreichendem E-Mail-Verkehrs noch unbestimmt ist. In diesen Fällen werden E-Mails häufig in den Spam-Ordner zugestellt.
Die Spamfilter vieler E-Mail-Anbieter verbessern Ihre Erkennungsleistung, indem sie die Interaktionen der Nutzer:innen verfolgen. Wenn eine E-Mail, die bei Empfänger:innen fälschlicherweise als Spam klassifiziert wurde, von diesen als "False Positive" bei dem entsprechenden Mailhoster gemeldet wird, verbessert sich auch die Reputation der betroffenen Domain. Meistens reicht es dazu, die betreffene E-Mail aus dem Junk-Ordner in den Posteingang zu verschieben. Bei vielen Hostern gibt es auch einen Button wie "Kein Spam" im Webmail. E-Mail-Empfänger:innen sollten diese Funktion unbedingt nutzen, wenn eine falsch klassifizierte E-Mail eingegangen ist.
Umgekehrt verschlechtert sich die Reputation, wenn eine Mail als Spam markiert oder in den Junk-Ordner verschoben wird. Auch das vermehrte Auftreten von E-Mails, die von den Empfänger:innen nicht gelesen werden, verschlechtert die Reputation einer Domain.
Sie können die Reputation Ihrer Domains bei folgenden Anbietern überprüfen:
https://talosintelligence.com/reputation_center/
https://www.barracudacentral.org/lookups/lookup-reputation
https://postmaster.google.com (Google-Konto und Authentifizierung per DNS TXT-Eintrag erforderlich)
E-Mail-Marketing kann die Reputation einer Domain verschlechtern. Es ist daher empfehlenswert, solche E-Mails über eine eigene (Sub-)Domain zu versenden, um die Zustellrate von transaktionalen E-Mails nicht zu verschlechtern.
Viele bekannte E-Mail-Anbieter bieten eine sogenannte Feedack-Loop für automatische Rückmeldungen bei Spam-Beschwerden an, die Teilnahme an einer solchen Feedack-Loop und die regelmäßige Auswertung der Spam-Beschwerden wirken sich positiv auf die Domain-Reputation aus. Falls Sie E-Mail-Marketing im größeren Stil einsetzen, ist die Teilnahme an den Feedack-Loop-Programmen der bekannten E-Mail-Anbieter dringend zu empfehlen.
Manche empfangende Mail-Provider nutzen automatisierte Blacklists, um E-Mails von bestimmten Servern abzulehnen - unabhängig vom Inhalt der E-Mails. Wir halten dieses Verfahren für problematisch, da es zu vielen False Positives führt, können aber nichts dagegen tun, dass manche Provider es einsetzen. Obwohl wir auch bei ausgehenden E-Mails einen Spamfilter einsetzen, kann es in seltenen Fälle vorkommen, dass unsere SMTP-Server auf mehr oder weniger seriösen Blacklists geführt werden. Dies ist meist nur ein kurzfristiges Problem. Wenn es jedoch auftritt, können Sie in Ihrem E-Mail-Programm den alternativen SMTP-Server smtp2.variomedia.de anstelle von smtp.variomedia.de verwenden. Sollte ein Blacklist-Eintrag für die Fehlklassifizierung verantwortlich sein, wäre das Problem damit behoben.
Mit dem Blacklist-Check von mxtoolbox.com können Sie prüfen, ob ein bestimmter Server auf einer Blacklist geführt wird. Ein echter Spam-Server wird in der Regel auf Dutzenden Blacklists geführt. Taucht ein Server hingegen nur auf einer oder auf wenigen Blacklists auf, handelt es sich eher um einen Fehler. Blacklists, bei denen häufiger Fehler auftreten, sollten auf keinen Fall verwendet werden - darum muss sich allerdings der empfangende Mail-Provider kümmern.
Viele Spamfilter bewerten eine hohe Anzahl von Links in einer E-Mail als negativ; auch lange Disclaimer-Texte ("Diese E-Mail ist nur für den Empfänger bestimmt ...") sind oft unnötig und können eine Spam-Einstufung verursachen.
Wird eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Empfänger:innen verschickt (egal ob im "An", "CC" oder "BCC"-Feld), gibt es empfangende Mailserver, die solche E-Mails zur Vermeidung von Spam ablehnen. Es ist kein Problem, eine E-Mail an eine Handvoll E-Mail-Adressen zu schicken; E-Mails mit 20 oder 30 Empfänger:innen führen bei manchen Providern aber schon zu Problemen. Sofern es sich um Newsletter oder regelmäßige E-Mails an größere Gruppen handelt, sollten Sie eine spezielle Software für den Versand verwenden. Entsprechende Programme versenden die E-Mails einzeln, was einerseits eine persönliche Anrede ermöglicht und andererseits das Problem der vielen Empfänger:innen in einer E-Mail löst.
Manche Provider sind sehr restriktiv bei der Einhaltung von Richtlinien zum Format von E-Mails. So führt zum Beispiel ein ungültiger oder fehlender Datums-Header in einer E-Mail zur Ablehnung der E-Mail bei allen Mail-Diensten der United Internet Gruppe (GMX, web.de, 1&1 etc.). Wenn Sie E-Mails mit einem üblichen E-Mail-Client wie Outlook, Thunderbird oder unserem Webmail verschicken, sollten keine ungültigen Header erzeugt werden; durch bestimmte Plugins kann dies aber dennoch passieren. Oft fehlerhaft sind zudem selbst entwickelte PHP-Skripte, mit denen über einen Webserver E-Mails verschickt werden.