Fragen und Antworten

Gibt es Backups meiner E-Mail-Postfächer?

Wir führen in jeder Nacht ein Backup aller E-Mail-Postfächer durch. Diese täglichen Backups werden 30 Tage lang aufbewahrt. Anschließend gibt es noch für fünf Monate wöchentliche Backups (jeweils Sonntags) und für sechs Monate ein monatliches Backup. Das älteste verfügbare Backup eines Postfachs ist daher etwa ein Jahr alt.

Was wird gesichert?

Gesichert werden alle E-Mails, die sich zum Zeitpunkt des Backups im Postfach befinden. Wenn ein Postfach per IMAP (oder Webmail) genutzt wird, sind in einem Backup also immer alle E-Mails enthalten. Wird ein Postfach regelmäßig durch einen POP3-Abruf geleert, befinden sich im Backup nur die E-Mails, die seit dem letzten POP3-Abruf eingegangen sind.

Wie funktioniert die Wiederherstellung?

Die Wiederherstellung eines E-Mail-Backups lässt sich (im Gegensatz zu unseren Webspace- und MySQL-Backups) nicht vom Nutzer selbst durchführen, sondern muss durch unsere Kundenbetreuung erfolgen. Wir berechnen dafür pro Wiederherstellung 30,- Euro (inkl. MwSt.).

Um eine Wiederherstellung zu beauftragen, senden Sie uns bitte eine E-Mail mit den Angaben, um welches Postfach es geht und welches Backup (Datum) wiederhergestellt werden soll. Wenn Sie direkt erwähnen, dass Sie über die Kosten informiert sind, verzichten wir auf eine entsprechende Rückfrage dazu vor der Wiederherstellung.

Wir nehmen die Wiederherstellung vor, indem wir ein neues Postfach anlegen und darin alle E-Mails aus dem Backup einspielen. Auf diese Weise werden neue eingegangene E-Mails des produktiv genutzten Postfachs durch die Wiederherstellung nicht beeinträchtigt. Sie können sich das Backup-Postfach dann in Ihrem E-Mail-Client einrichten und die fehlenden E-Mails in das gewünschte Postfach kopieren.

Zusammenführung mehrerer Backups

Wenn Sie nicht sicher sind, wann die fehlenden E-Mails gelöscht wurden, ist die Auswahl eines Wiederherstellungszeitpunkts schwer bis unmöglich. Wir können in diesem Fall mehrere Backups aggregieren, d.h. alle Backups aus einem gewählten Zeitraum zusammenführen. Die Wiederherstellung kostet in diesem Fall 60,- Euro (inkl. MwSt.).

Eigene Backups

Es kann gute Gründe geben, die Inhalte eines Postfachs selbst von Zeit zu Zeit zu sichern. Es gibt für diese Aufgabe verschiedene Möglichkeiten, von denen wir zwei hervorheben möchten, weil sie besonders einfach nutzbar sind.

• Die Freeware "IMAPSize" ist ein kleines Windows-Tool, das auf Wunsch vollständige oder inkrementelle Backups in verschiedenen Formaten erstellt. Es wird schon viele Jahre nicht mehr weiter entwickelt; da sich auch der IMAP-Standard in den letzten Jahren nicht mehr verändert hat, funktioniert das Programm aber tadellos.
• Die Software "MailStore Home" (kostenlos für Privatnutzer) stellt eine komplette Archivierungslösung dar; in den gesicherten E-Mails kann auch umfangreich gesucht werden.

Revisionssichere Archivierung

Seit 2017 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, alle handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails rechtssicher zu archivieren. Wir bieten eine solche Archivierung direkt auf dem Mailserver an. Alle ein- und ausgehenden E-Mails eines Postfachs werden dabei archiviert - egal, wie sie verschickt, abgerufen oder versendet werden.

Da E-Mails aus dem Archiv nicht gelöscht werden können, ist das Archiv gleichzeitig ein Backup zumindest für einzelne E-Mails. Die Wiederherstellung eines gesamten Postfachs aus dem Archiv ist nicht möglich, da nur ein- und ausgehende E-Mails archiviert werden; nicht jedoch die Ordnerstruktur der E-Mails.

Auf unserer Webseite finden Sie mehr Informationen zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails nach GoB.